Kuidas hoida oma pead (ja isegi edeneda) bürokraatias

{h1}


Toimetuse märkus: see on Stephen Fortenberry külaliste postitus.

Kui te oleksite palunud neil, kes me praegu töötame, kirjeldada oma ideaalset tööd või karjääriteed juba siis, kui olime just ülikooli lõpetanud, oleksid paljud meist rääkinud iseenda ülemuseks olemisest või vähemalt osalemisest väike otsustajate meeskond. Praegune reaalsus on enamikule meist siiski see, et leiame end suurte bürokraatlike organisatsioonide “anonüümsetena” liikmetena ja võib-olla pigem pettunud sellest tõsiasjast. Tunneme end nagu ratta hammasratta, muserdatud organisatsioonimehhanismide kaalust ja võimatuna väliselt dikteeritud poliitika, protseduuride ja bürokraatia ees.


Neile, kes selles olukorras jagavad, pakun kaks head uudist.

Esimene on see, et bürokraatiad pole alati nii halvad, kui me nendeks teeme, ja neil võib tegelikult olla ka nende positiivsed küljed, sealhulgas asjaolu, et hästi juhitud organisatsioon suudab maailmas saavutada suuremat head kui üksikisik iseseisvalt. Ettevõtjana olemisel on ka oma eelised; muu hulgas võib tegelikult olla tore, kui kogu ettevõtmise edu kaal teie õlul ei istu.


Samal ajal pole bürokraatias võimatu tajumine täiesti täpne; kuigi see võib kohati tunduda keeruline, on selle ranguse piires võimalik saavutada agentuuri tunne. Allpool arutlen, kuidas seda teha ning kuidas tõhusalt ja isegi tulemuslikult tegutseda, kui olete osa organisatsioonist.



Hoidke südamikku

Kuigi bürokraatia nõudmiseks piisavalt suured organisatsioonid moodustatakse põhieesmärgil, tunnevad paljud inimesed, et neid tõmmatakse nii paljudesse suundadesse, et nad jäävad hajutatuks ega suuda sellele keskenduda. Efektiivsuse tagamiseks peate teadma, mis on organisatsiooni peamine eesmärk, teadma, kuidas teie konkreetne roll sellesse eesmärki sobib, ja suunama oma jõupingutused sellele põhiülesandele. Teisisõnu: 'Pange esimesed asjad esikohale.'


Kasulik praktika on viia oma arusaam oma konkreetsest rollist kokku kuni kolmeks mõtteks, mis toimivad teie jõupingutuste filtreerimiseks. Teie organisatsioonil on üsna tõenäoline missioon, ja kuigi see on hea lähtepunkt, on sellised avaldused üldiselt liiga laiad, ebamäärased ja moesõnadega koormatud, et inimesed neid praktikas tõhusalt rakendada. Selle asemel leidke oma viis kirjeldamaks, millised teie kohustused aitavad organisatsiooni eesmärgi saavutamisele kõige rohkem kaasa.

Näiteks on siin kolm mõtet, mis minu arvates raamistavad põhiülesande, mida ma peaksin tegema keskkooli matemaatikaõpetajana:


  • Mõjutage õpilasi positiivselt, luues sobivaid, ametialaseid suhteid
  • Pakkuge õpilastele järjepidevalt kvaliteetset matemaatikaõpet
  • Toetage teiste õpetajate jõupingutusi õpilastega suhete arendamiseks ja kvaliteetse juhendamise pakkumiseks

Kui olete oma peamiste ideede komplekti täpsustanud, kasutage seda loendit oma jõupingutuste suunamiseks enesedistsipliin ja isiklik efektiivsus. Leidke viise, kuidas maksimeerida tegevusi, mis aitavad otseselt kaasa põhiülesande saavutamisele, ja minimeerida tegevused, mis seda ei tee. Pange tähele, et sõna „minimeeri” valiti tahtlikult, kuna on praktiliselt võimatu kõrvaldada kõiki tegevusi, mis ei sobi teie positsiooni põhieesmärkidega. Näiteks peate ikkagi täitma selle paberitöö, mille kohta arvate sattuvat “musta auku”; nagu me arutame, on süsteemiga töötamine osa pika mängu mängimisest ja mõju saavutamisest.

Selliste ülesannete täitmiseks ei tohiks aga kulutada rohkem aega ja vaeva, kui on vajalik rahuldava töö tegemiseks. Pühendage oma energia koor neile ülesannetele, mis mõjutavad teie teada olevat tõeliselt olulist.


Töötage (KOOS) süsteemiga

Kui olete oma eesmärkide juhtimiseks organisatsioonis välja töötanud filtri, peaksid mõtted tingimata pöörduma selle poole, kuidas neid eesmärke saavutada. Seda tehes on oluline meeles pidada, et see pole teie süsteemi juhtimine, vaid see on teie süsteem, millega töötada. Selle meeles pidamine aitab teil mitte järele anda kiusatusele seda uskuda kõike oleks parem, kui ajaksite asju. Selline mõte on ohtlik kahel põhjusel: 1) see ei ühti reaalsusega, et te ei aja asju ja 2) jätab kõrvale lugematul arvul kollektiivses praktikas arenenud organisatsioonitarkuse väärtuse. Selle aktsepteerimine ei vähenda üldist parandamisvajadust ega tähenda, et teie pole muutuste mõjutaja.

See aga tähendab, et peaksite austama ja püüdma mõista nähtavaid tavasid. Veelgi enam, aktsepteerides reaalsust, et peate üldiselt süsteemis töötama, väheneb ärritus, mis on vältimatu, kui eeldame, et maailm töötab oma viisil. Kui see on aktsepteeritud, peaksite kaaluma, kuidas oma põhieesmärke tõhusalt saavutada otse oma tegevuse kaudu ja kaudselt mõjususe arendamise kaudu organisatsioonis.


Alustage tegevust: otsene mõju

Peaaegu kõigil meist on mingid ülesanded, mida me eeldatavalt täidame ja mille eest võime pea täielikult vastutada. Õpetajana oleks parim näide minu tegelik tundide toomine tunnis. Jah, mul võib olla vaja oma koolipiirkonna ressursse ja teiste õpetajate abi. Päeva lõpuks seisan siiski mina õpilaste ees, kes pakun kas kvaliteetset, keskpärast või kehva õppetundi. Teie puhul võivad need olla dokumendid, esitlused või muud tooted, mida tarnite organisatsiooni siseselt või välisele kliendile.

Mõelge lisaks suurtele asjadele, mille üle teil on otsene kontroll, vaid ka väikestele asjadele. Lihtsalt tehke mõttekatse, milles võetakse arvesse kõigi teie põhiülesannete, mis on ükskõik kui väikesed, mõjusid hästi tehtud ja seejärel samu ülesandeid halvasti. Olete peaaegu kindel, et see, mida teete, on oluline; isegi kui see ei muuda maailma samamoodi nagu teie kunagi ette kujutatud gümnaasiumi või kolledži versioon.

Ükskõik, kas ülesanded on suured või väikesed, on kindlasti midagi või mõned asjad, mida saate suures osas kontrollida.

Bürokraatias on sama kindel ka see, et on olemas poliitikad ja protseduurid, mis reguleerivad nende ülesannete täitmist, mille eest olete lõplikult vastutavad. Võib olla väga ahvatlev langeda lõksu, kui muudate kehtestatud bürokraatlike põhimõtete ja protseduuride ettekäändeks teie suutmatusele kvaliteetset tööd teha või oma põhieesmärki saavutada. Selle tee asemel peate omaks siiski mehisuse kunsti mantrat: Hangi tegevust.

Esiteks peaksite kaaluma, kas bürokraatlikud põhimõtted ja protseduurid piiravad teie võimet oma põhieesmärke täita või nõuavad need lihtsalt teie lähenemisviisi eesmärkide saavutamiseks. Teisisõnu, kas see, mis teid tagasi hoiab, on eelistuse või sisu küsimus? Kui see on lihtsalt eelistuse küsimus, siis võib parim viis edasi liikuda aktsepteerida esitatud meetodit ja täita oma põhiülesandeid võimalikult tõhusalt. See aitab teil vältida tarbetut hõõrumist ja, nagu me hiljem arutame, aitab teil pikas perspektiivis suuremat mõju saavutada, vältides tarbetut kaebamist.

Kui hindate direktiividega seotud lahkarvamusi sisuliseks küsimuseks või et see, mida teilt palutakse, rikub tervet mõistust, peate võib-olla lihtsalt leidma viisi, kuidas taktitundeliselt oma pahaks panna (selle kohta täpsemalt allpool). Võib juhtuda, et teie ettepanek võetakse vastu või vähemalt võite oma arvamuse avaldamisega mõnevõrra rahul olla.

Teise võimalusena võite kaaluda poliitika või direktiivi nõuete tõlgendamise uuesti läbivaatamist. Püüdes end kaitsta igasuguste riskide eest, otsime liiga sageli poliitika kõige piiravamat tõlgendust, et saaksime poliitikat lihtsalt süüdistada, kui keegi meie tegevuses kunagi viga leiab. See ei ole kutse kõik poliitilised kaalutlused välja visata ja pahauskselt tegutseda. See aga tähendab, et kui teie ees seisab nõue, mis trotsib tervet mõistust, kui seda tõlgendada kõige drakoonilisemates terminites, peaksite leidma tõlgenduse, mis võimaldaks tervel mõistusel oma koha võtta. Selle tegemine võib seda nõuda suurendate oma isiklikku volitust kuna see võib nõuda, et võtate vastutuse poliitika tõlgendamise eest, selle asemel et tugineda juhi selgesõnalisele avaldusele südamest heakskiidu saamiseks. Mõistke, et mõnikord on parem paluda andestust kui luba, ja pidage meeles, et hea juht väärtustab tavaliselt heas usus tehtud poliitikate ja protseduuride mõistlikku ja praktilist rakendamist, isegi kui nad ei saa seda selgesõnaliselt kinnitada.

Saage mõju: kaudne mõju

Lisaks neile asjadele, mis kuuluvad otseselt teie vastutusalasse, on palju muid asju, mille üle teil on ametlik kontroll väga vähe. Irooniline on see, et sageli mõjutavad minu suhtumist töösse kõige rohkem need praktikad, mille üle mul puudub otsene kontroll.

Esimene samm selliste asjade tõhusaks lahendamiseks on tõe tunnistamine, mida te ei saa kontroll nende subjektidega seotud määramisi ja võite loota, et teil on mingil tasemel mõjutada. Järgmine samm on mõjutuse arendamine, mis on palju rohkem kunst kui teadus. Mõju arendamisel on kõige olulisem põhimõte, mida inimestel on oluline, seega on ülitähtis, et käituksite nii, nagu neil on oluline. Jah, oluline on head ideed ja loogiliste argumentide väljatöötamine. Lõppotsuseid teevad organisatsioonides siiski lõpuks teised inimesed.

Seda arvestades püüan konkreetset otsust mõjutades tasakaalustada, kui kõvasti olen valmis oma positsiooni eest 'võitlema' ja mida pean tõeliseks mõjuteguriks: kas inimesed, kes tegelikult ei peagi kuulamist jätkama , tahan jätkata minu suust tulevate sõnade kuulamist. Kuulamise all mõtlen ma seda, et nad mõtlevad tegelikult teie öeldule ja kaaluvad ausalt teie soovituste kaasamist nende otsusesse. Ma ei taha öelda, et nad lihtsalt tänaksid teid teie 'heameelt' eest ega teeks teie sisendiga midagi. Nagu eespool rõhutatud, keskendume otsustele, mis tehakse väljaspool teie otsest kontrolli. Seega, kui otsust langetav isik või rühm ei soovi teid varasema suhtlemise tõttu enam kuulata, ei saa te ühtegi otsust mõjutada. Järelikult on väga vähe argumente, mis tasuks ohverdada toimiv suhe otsustaja või rühmaga. Sellest juhtpõhimõttest kaugemale püüan järgmisi ideid mõjutuse arendamisel silmas pidada:

Usaldus võtab aega. Usaldus on mõju kõige olulisem koostisosa. Ärge oodake usalduse loomist mõne suhtluse või vale siiruse kaudu. Usaldus, eriti bürokraatlikus keskkonnas, tekib tõelise järjekindluse kaudu, millele teised saavad toetuda. See hõlmab nii isiklikke suhtlusi kui ka teiste tähelepanekuid selle kohta, kas täidate oma kontrolli all olevaid igapäevaseid ülesandeid pädevalt. Irooniline on see, et kuidas te oma suuremates ja eesmärgipõhisemates ülesannetes täidate, märgatakse sageli vähem kui see, kas täidate väikese haldusasja - näiteks kas mõni vorm esitati õigeaegselt -, kuna see on hõlpsamini jälgitav ja mõõdetav. Olenemata sellest, millega tegelete, ei pruugi te isegi teada, et teid jälgitakse, mis on järjekordne põhjus oma igapäevaste kohustuste järjekindlalt hoolitsemiseks.

Inimesed hindavad tõesti ka seda, kui teete nende tööd lihtsamaks, ja see ei võta sageli palju lisaaega, kui üldse. Mis sa arvad, keda otsustaja kuulata soovib: 1) inimene, kes tavaliselt jääb tähtaegadest mööda paberimajandusele, millel pole tegelikult tähtsust, kuid mis tuleb teha, või 2) inimene, kes hoolitseb ilmalike ülesannete eest järjekindlalt ilma öeldakse?

'Ära kunagi kurda; ära kunagi seleta ”. . . ja ärge kunagi kunagi kurtke asjade üle, mis on teie kohustus. MaksimaalneÄrge kunagi kaebage; Ära kunagi seleta”On suurepärane nõuanne üldiselt ja veelgi enam bürokraatias, kus on pidev kiusatus püüda suhelda kõigiga meie ümber, arutades, kui väga me kõik oma töö teatud osi ei armasta. Ehkki aeg-ajalt on vajalik mõni õhutamine, tuleks see viia miinimumini ja praktiliselt jätta see välja vestlustest juhendajatega. Teie juhendaja on tõenäoliselt teadlik paljudest süsteemsetest asjadest, mis teid vigu teevad, sest viimased viis teie töökaaslast, kellega nad rääkisid, kaebasid samade asjade üle, pakkumata ühtegi lahendust. Ole see, kes suudab teistega suhelda ilma kaebusteta; laiendage vestlusringide valikut.

Kui peate kaebama, olge see, kes ei paku kaebust, sidumata seda konstruktiivse lahendusega. Mis kõige tähtsam - ärge kunagi kunagi kurtke asjade üle, mis on teie vastutusel. Näiteks ei tohiks ma õpetajana kunagi kurta, et minu õpilased pole motiveeritud, sest suur osa minu tööst on õpilaste motiveerimine. Sellist laadi kaebuste esitamisel süüdistate ennast lihtsalt.

'Ärge tunduge liiga hea ega rääkige liiga targalt.' Kuigi praktiliselt kõik luuletus “kui” annab suurepäraseid elunõuandeid, see lause on eriti oluline idee esitamisel. Kui esitate ideed viisil, mis seda isegi vihjab, on see nii hea, et ükski mõistlik inimene ei saaks teiega nõus olla, kutsute teid lahkarvamusele. See kehtib isegi siis, kui teil on erakordselt hea idee, sest alandlikkus on üldiselt põlatud suhtumine. Pealegi on väga ebatõenäoline, et teie idee oleks nii täielik, et see ei jätaks arenguruumi. Alandlikkuse tunne on vajalik ja õige ning seda tuleks edasi anda.

Erinevatel positsioonidel on erinevad prioriteedid - nii nagu peab. Teine pettumuse allikas, millega sageli kokku puututakse, kui proovite oma rolli jaoks eluliselt tähtsat otsust mõjutada, on tõdeda, et see pole teiste jaoks esmatähtis. See kehtib eriti siis, kui soovite teatada juhendajale otsuse või praeguse tava mõjust oma põhimissioonile. Liiga sageli on mind hämmastanud tõdemus, et juhendaja ei ole palju mõelnud asjadele, mis mõjutavad minu võimet täita oma põhikohustusi.

Kuid olen aru saanud, et see on õige ja vajalik. Isegi kui minu prioriteedid on nõuetekohaselt joondatud, peaks eeldama, et minu inimesele sarnased prioriteedid on ainult kellelgi, kes tegelikult minu positsioonil on. Samuti ei tohiks olla täiesti üllatav, et teie omaga sarnastel ametikohtadel olevad inimesed ei omista sama tähtsust kui teie kõikides küsimustes. Selle asemel, et kriitida kellegi võimetust otsekohe omaks võtta otsuse tähtsust oma mure või sobivuse puudumise tõttu, olge valmis selle olulisust selgitama. Veelgi parem, olge valmis selle olulisust konteksti selgitama nende prioriteedid. Nende prioriteetide eelnev kaalumine on ka hea kontroll, kas nad on isegi õige inimene, kellelt probleemi lahendamisel abi otsida. Kui teie probleem pole seotud nende prioriteetidega, leidke keegi, kelle prioriteedid on seotud.

Tea mitte ainult WHO rääkida, aga millal nendega rääkida. Nagu eespool arutletud, on oluline mõista teiste prioriteete ja võimaldada sellel juhtida seda, kellega otsustate rääkida. Kuid sama oluline on kaaluda arutelude aega ja seadistusi. Ajastamisel arvestage kõigepealt, millal olete isiklikult kõige avatum arutama teemat, mis on oluline, kuid ei olnud teie silmis esirinnas. Teisisõnu arvestage inimloomusega. Tööde puhul, millel on tavaline esmaspäevast reedeni ajakava, peaks see välistama esmaspäeva hommikul esimese asjana suure vestluse alustamise selle olulise asja üle, mille üle terve nädalavahetuse mõtlesite, või reede pärastlõunal vestluse alustamise selle asja üle, millest pidite terve nädala rääkima. Esmaspäeva hommikul üritavad inimesed taas rütmi sisse saada. Reede pärastlõuna on aeg asjad kokku pakkida ja nädalavahetuseni jõuda. Muul ajal mõõta enne nende 'suurepärase' idee käivitamist nende kehakeelt või tooni.

Mõelge ka arutelu keskkonda. Suure grupi ees sügavalt hooliva poliitika kohta konkreetse küsimuse esitamine ei anna sageli parimaid tulemusi. Üldiselt tekitab see pettumusi neis, kes ei hooli teemast nii palju kui sina, ja muudab nad vähem avatuks edaspidisteks kommentaarideks teistel teemadel. Samuti võib see sundida juhti andma piiravama vastuse, kui saaksite eravestluses, mis võimaldab nüansirikkamat arutelu ja suuremaid kompromisse. Eelistage produktiivseid era- ja väikegruppide arutelusid, mitte suurte rühmade „seebikarbi” kõnesid.

Järeldus

Kindlasti on päevi, kus teil ja minul on probleeme bürokraatia osaks saamise potentsiaalse väärtuse nägemisega. Loodan siiski, et olete leidnud, et see arutelu on asjakohane, praktiline ja julgustav. Ehkki bürokraatias töötades ei pruugi sageli ilmneda “kangelasliku” tegevuse võimalusi, on selle järjekindel ja kvaliteetne esitus teie igapäevane kohustus liidab ja teeb vahet. Ärge alahinnake üksikisiku võimet süsteemi positiivselt mõjutada, isegi suurt bürokraatiat. Bürokraatiat lõplikult kujundades saab see oma igapäevaste ülesannete tõhusa saavutamise kaudu jõu kordajaks - suurendades nii teie isiklikku täitmist kui ka teie individuaalse ja organisatsiooni mõju positiivset mõju teistele.

___________________________

Stephen Fortenberry on abielus uskumatu naise Kelliga ja isa kolme imelise poisiga. Pärast mitu aastat inseneri tööd ühes suurettevõttes muutis ta karjääri, et saada keskkooli matemaatikaõpetajaks. Ta on äsja lõpetanud oma kuuenda avaliku hariduse aasta ja ei saaks selle vahetuse üle õnnelikum olla. Samuti meeldib talle joosta, jõutreeninguid, aiatöid teha, mööblit ehitada, golfi mängida ja koos vanima pojaga (Christopheriga) skautluses osaleda.