Tootlikkuse tööriist, mida kasutan asjade tegemiseks

{h1}

Juba aastatel 2006–2009 õigusteaduskoolis käies olin ma tootlikkuse junkie. Lugesin läbi kõik raamatud ja kõik veebisaidid selle kohta, kuidas elu ninja moodi häkkida, et saaksin rohkem teha ja oma ajakava ning ülesannetega maksimaalselt tõhusalt tegeleda. Proovisin ka a palju tootlikkuse tööriistu lootuses, et leian Püha Graali, mis avab võluväel optimeeritud elu.


Nendel aastatel ja järgnevatel aastatel proovisin igasuguseid veebitööriistu, tarkvara ning pliiatsi- ja pabersüsteeme, mis lubasid mul rohkem ära teha. Kuid ükski neist ei töötanud kunagi minu rahuloluks. Need olid kas liiga keerulised ja pakkusid nii palju funktsioone, et tööriist ise muutus valdavaks või olid liiga lihtsad ja pakkusid kohandamiseks ebapiisavaid võimalusi.

Õnneks komistasin umbes 2014. aasta paiku tööviljakuse tööriista peale, millel oli kõik, mida ma tahtsin, ja palju muud: Todoist. Püha Graali otsimine oli lõppenud ja olen seda juba üle kuue aasta kasutanud nii oma äri kui ka isikliku elu jaoks.


Inimesed küsivad minult sageli, kuidas mul asju teha on, nii et mõtlesin, et jagan, kuidas ma Todoisti igapäevaselt kasutan. Kui otsite süsteemi, mis aitaks teil rohkem teha, võiksite seda ise proovida.

Märkus: Kuna me elame idiokraatias, kus kõike toob teieni Carl’s Jr., Ma tahan olla selge, et see EI OLE Todoisti sponsoreeritud postitus. Kuigi nad küsitlesid mind üks kord selle kohta, kuidas ma rakendust kasutan, pole mul Todoistiga absoluutselt mingeid rahalisi ega muid suhteid. Ma tõesti kasutan ja soovitan teenust.


Miks on Todoist kõige rohkem soovitav ülesannete haldamise tööriist?

Kõige lihtsamalt võimaldab Todoist luua digitaalseid ülesandeloendeid ja korraldada need erinevatesse kategooriatesse või „projektidesse“. Kuid see sisaldab ka funktsioone, mis võimaldavad teil sellega palju rohkem teha kui tavalise ülesandeloendi puhul:



See töötab ja sünkroonitakse platvormide vahel. Todoistil on rakendused kõigile lauaarvutite ja nutitelefonide opsüsteemidele. Neil on saadaval isegi veebipõhine versioon. Kui muudate Todoisti rakendust oma sülearvutis, kajastub see muudatus teie nutitelefonis ja vastupidi.


Saate hõlpsasti teistega koostööd teha. Todoist võimaldab teil koostada nimekirja ülesannetest, mida mitu inimest saavad vaadata ja kasutada. See koostööfunktsioon on uskumatult mugav grupiprojektide juhtimisel ja ma kasutan seda nii oma töö kui ka isikliku elu jaoks. Kate, Jeremy ja mina kasutame Todoisti, et hallata kõike, mida me siin AoM-is teeme. Kate ja mina kasutame Todoisti ka koduste ülesannete ja pereülesannete lahendamiseks. Ja ma kasutan Todoisti selleks, et teha koostööd nendega, kellega ma kirikus töötan, et jälgida meie koguduse noorte meeste programmi.

Lihtsalt tehke ülesanne ja määrake see kellelegi. Boom. Nii lihtne. Enam ei olnud 'Kes pidi seda tegema?' küsimused.


Todoist integreerub paljude muude tarkvara ja teenustega. Todoist on nii laialdaselt omaks võetud, et sellega integreeritakse palju tarkvara ja veebiteenuseid. Näiteks kasutan Todoisti Gmaili integreerimist, mis võimaldab mul muuta postkastis olevad meilid Todoisti ülesanneteks. Sellest lähemalt hiljem.

Siin on täielik loend Todoistlikud integratsioonid.


Saate selle seadistada nii, nagu soovite, ja seda on lihtne kasutada. Ma arvan, et see teebki Todoistist nii võimsa tootlikkuse tööriista ja miks ma olen seda viimase kuue aasta jooksul järjekindlalt kasutanud. Todoist on üsna lihtne: see on tööriist, mis võimaldab teil loendeid koostada. Kuid saate neid loendeid korraldada nii, nagu soovite, ja Todoist muudab loendite hõlpsaks navigeerimiseks ja haldamiseks. Sellel on struktuuri ja paindlikkuse ideaalne tasakaal.

Tasuta või Premium Todoist?

Todoist pakub tasuta versiooni, mis annab teile rakenduse põhitõed tasuta. Tasuta versiooni abil saate oma postkasti koguda ülesandeid, määrata ülesannete tähtaegu, luua kuni 80 projekti ja teha koostööd kuni 5 inimesega projekti kohta.


Todoisti lisatasu versioon on 3 dollarit kuus ja avab funktsioonid, mis muudavad Todoisti ülimaks tootlikkusrakenduseks. Parema korralduse jaoks saate määrata oma ülesannetele sildid, määrata ülesannetele meeldetuletusi ja lisada ülesannetele kommentaare ning üles laadida nendega seotud faile. Premium versioon võimaldab teil luua kuni 300 erinevat projekti ja teha koostööd 25 inimesega projekti kohta.

Kuigi mul on Todoistis ettevõttekonto (premium-teenuse versiooniuuendus), arvan, et enamik inimesi saab selle tasuta versioonist palju kasu. Lisavõimalused, mida saate premium versiooniga, on kindlasti toredad, kuid enamiku inimeste jaoks pole need vajalikud.

Kuidas ma kasutan Todoisti kraami tegemiseks

Allpool jagan, kuidas ma Todoisti seadistasin ja kasutan oma töös ja isiklikus elus. Paljuski kasutan seda rakendamiseks David Alleni süsteem 'Getting Things Done'; „GTD” oli süsteem, milles mul oli kõige edukam tulemuslikkuse tööriistadega katsetamise aastate jooksul, kuid ma ei suutnud seda kunagi oma rahuloluks täide viia. Todoist andis mulle struktuuri ja korralduse, mida mul oli vaja GTD-st inspireeritud süsteemi järjepidevaks kasutamiseks oma elus.

Kuigi ma kirjeldan siin, mis minu jaoks sobib, vajate tõenäoliselt teistsugust seadistust. Sellele konkreetsele töörežiimile jõudmiseks kulus mul paar aastat katseid ja eksitusi, nii et soovitaksin teil Todoistiga katsetada, kuni leiate endale sobiva lähenemise. Loodetavasti paneb see minu seadistuste ülevaade mõtlema sellele, kuidas saaksite Todoisti oma elus kasutada.

Viska kõik Todoisti postkasti

Postkasti kaust ülesandeloendis.

Todoisti postkasti kaust on kõigi rakendusse lisatud ülesannete vaikekoht. Saate lisada ülesandeid otse konkreetsetesse projektikaustadesse, kuid mulle meeldib enne ülesannete sortimist ja kitsamatesse kategooriatesse korraldamist kõik sellesse üldsesse postkasti visata.

Kui ütlen, et viskan kõik siia, mõtlen kõike: tööülesanded, mis vajavad tegemist, kogu päeva jooksul saadud ideed, meeldetuletused teatud meilidele ja tekstisõnumitele vastamiseks ning palju muud.

Allpool käsitlen üksikasjalikumalt, kuidas ma oma Todoisti postkastis olevaid üksusi töötlen, kuid mõelge nüüd sellest kui oma elu avatud ahelate ülimast digitaalsest ühendusest.

Looge projekte erinevates eluvaldkondades

Projekti konteiner.

Todoistis on projekt konteiner kogumile ülesannetele, mis kõik on seotud teie töö / elu kindla eesmärgi või aspektiga. Kui teil on tegevusüksus, millel on rohkem kui üks samm, siis teete selle projektiks. Nii et näiteks puhkusel käimisel on mitu sammu, nii et teeksite „Puhkus” projektiks ja paneksite siis kõik selle projekti lõpuleviimiseks vajalikud toimingud kausta.

Ma tean mõnda inimest, kes kasutavad Todoisti projektide funktsiooni projektide loomiseks kõik mitmeastmelisi tegevusi nende elus. Proovisin seda varakult, kuid leidsin, et see on valdav. Korraga oli mul Todoistis meeldinud 30 erinevat projekti. Pole eriti juhitav. Lõpuks jõudsin projektide loomiseni just oma elu olulistele valdkondadele: töö, kodu, isiklik, kirik. Mõnel neist projektidest on allprojekte. Näiteks on mul oma tööprojekti raames allprogramm „Mehelikkuse kunst“ kõigi AoM-iga seotud tööde jaoks, „TSL“ alamprojekt kõigi koormavate eludega seotud tööde jaoks ja allprojekt „ Pood ”kõigi AoMi kauplustega seotud tööde jaoks.

Kui töötlen postkastis üksusi iga päev ja kord nädalas, määran kindlasti ülesanded nende õigele projektile ja lisan vajaduse korral tähtajad. Seejärel saate klõpsata igal projektil ja vaadata kõiki ülesandeid, mis teil selle jaoks on.

Siin on paar projekti kausta, mis mul on lisaks mainitud kaustadele:

Kunagi / Võib-olla projekti

Näitan kunagi / Võib-olla.

Kaust Someday / Võib-olla on idee, mille sain Allenilt Asjade tegemine. See on mõeldud kõigi ideede jaoks, mida ma tahaksin teha või vähemalt võiksin ehk teha, kuid mul pole viivitamatut plaani nende täitmiseks. Ma tahan selle idee jäädvustada, et hoida seda igavesti eemal lendamast või pidevalt oma vaimse ribalaiuse pinnal.

Oma iganädalase ülevaatamise käigus vaatan kiiresti projekti Someday / Võib-olla, et näha, kas olen valmis selle üksuse osas midagi ette võtma.

Rutiinide projekt

Menüü Rutiin.

Selle idee sain Carl Pulleini raamatust Töö Todoistiga. Meil kõigil on regulaarsed hooldustööd, mida peame tegema iga päev, nädal ja kuu. Nende ülesannete järjepideva täitmise unustamine põhjustab teie elus süsteemide lagunemise. Rutiin hõlmab arveid tasumist, maja koristamist, planeerimist ja kodu hooldamist. Teil võib olla ka tavapäraseid tegevusi, mida teete töö jaoks, näiteks nädalaaruanded. Rutiinide projekt tagab, et neid korduvaid ülesandeid ei jäeta kunagi tähelepanuta.

Oma rutiiniprojekti raames olen loonud kolm alamprojekti: päeva, nädala ja kuu.

Kõigis nendes alamprojektides olen pannud häirivad, kuid vajalikud rutiinsed ülesanded, mida pean tegema. Todoisti puhul on vinge see, et saate anda ülesandele korduva kuupäeva. Nii et kui loote ülesande, mida soovite igapäevaselt täita, võite tippida 'veetaimed iga päev'. Todoist loob ülesande automaatselt, nii et saate seda iga päev kontrollida; kui märkite selle esmaspäeval välja, loob Todoist selle automaatselt uuesti, et teisipäeval saavutada.

Iganädalaste ülesannete täitmiseks võite sisestada „makske lastele toetust igal pühapäeval”. Boom. Pühapäeval lastele toetuse maksmine ilmub teie tegevuste nimekirja püsivalt.

Kord nädalas vaatan oma rutiinsed projektid üle, et näha, kas on midagi, mida ma loenditesse lisan või kustutan.

Inbox + projektid minu elu oluliste valdkondade jaoks + Someday / Võib-olla projekt ja rutiiniprojekt: see on Todoisti põhiline seadistus, millega olen kokku leppinud ja mida olen viimastel aastatel kasutanud. Vaatame nüüd, kuidas ma seda seadistust töötan.

Vabastage Mental Ram koos Quick Addiga

Kiire lisamise funktsioon.

Minu absoluutne lemmikfunktsioon Todoistis on Quick Add. Mõne klõpsuga klaviatuuril saan kiiresti ülesande või üksuse oma Todoisti postkasti lisada. Tööpäeva jooksul kasutan tööriista Kiire lisamine: Oletame, et loen midagi töö jaoks ja lugemise ajal näen viidet mõnele teisele raamatule, mida soovin vaadata, või saan idee artikli kirjutamiseks. Puudutan lihtsalt oma kiirklahvi Kiire lisamine ja sisestan selle mõtte hüpikaknasse. Siis töötan edasi selle kallal, millega tegelesin. See võimaldab mul ideest kinni haarata, keskendudes samal ajal antud ülesandele.

Päeva lõpuks töötlen kõik need üksused, mille olen lisanud postkasti Quick Addi kaudu, ja määran igaüks oma projektile.

Gmaili integreerimise abil saate e-kirjad ülesanneteks muuta

E-kirjade muutmine ülesanneteks.

Lisaks funktsioonile Kiire lisamine regulaarsele kasutamisele on veel üks Todoisti funktsioon, mida kasutan, Gmaili integreerimine. See on brauseri laiendus, mille saate Chrome'is hankida, mis võimaldab teil Gmailis saadud e-kirjad muuta Todoisti ülesanneteks. See on mugav viis tagada, et vastust vajavad meilid ei kaoks teie e-posti postkasti.

Tee Todoistist osa iganädalasest planeerimisseansist

Minu Todoist-süsteemi kõige olulisem osa on iganädalane ülevaatamis- ja planeerimissessioon, mille korraldan pühapäeviti. Lähen üksikasjalikult oma iganädalasesse planeerimissessiooni aastal artikkel 'Kuidas oma nädalat planeerida'. (Märkus. Kirjutasin selle artikli tagasi 2012. aastal. Siis kasutasin oma ülesannete haldamise tööriista jaoks rakendust „Things” (rakendus Macile). See on hea rakendus, kuid töötab ainult OS-is ja iOS-is ning te ei saa koostööd teha koos teiste peal.)

Brain Dump

Brain Dump funktsioon.

Minu iganädalase planeerimissessiooni esimene osa on ajutruvi. Täpselt nii see kõlab: veedan umbes 15 minutit kammides läbi mõtteid asjadest, mida ma eeloleval nädalal tegema pean, ja lisan selle funktsiooni Quick Add kaudu oma Todoisti postkasti. Lasin sellel lihtsalt voolata. Isegi tummad ideed lisatakse minu postkasti edasiseks kaalumiseks ja surmamiseks.

Ma kasutan sageli a GTD päästikute loend aidata mul ajju nihutada mõtlema kõigile asjadele, mida ma sel nädalal tegema pean, ja kasutama Todoisti kiirliidet, et jäädvustada kõik need ülesanded nende pinnal olles.

Kuupäevade sortimine ja määramine

Kuupäevade sortimine ja määramine.

Kui olen kõik oma Todoisti postkasti visanud, hakkan seda töötlema. Määran iga ülesande selle sobivale projektile (töö, kodu, isiklik, kirik) ja määran sellele tähtaja. Seda on Todoistis tõesti lihtne teha. Saate rippmenüü kaudu ülesande käsitsi teisaldada kindlasse projekti, kuid kõige lihtsam on ülesanne konkreetsele projektile omistada, tippides lihtsalt ülesande sisestuse juurde „# [projekti nimi]” (vt ülaltoodud näidet). Kuupäeva määramiseks võite uuesti käsitsi klõpsata rippmenüükalendril või sisestada lihtsalt 'täna', 'homme', '25. aprill' ja 'järgmine nädal'. Sisestage peaaegu iga aja parameeter ja Todoist määrab ülesandele kuupäeva.

Kui ma ei kavatse postkastis peagi mõne ülesandega midagi ette võtta, panin selle kausta Someday / Võib-olla.

Kui olen tegelenud Todoisti ülesannete töötlemisega, lähen oma nädala planeerimisele kalendri abil. ma kasutan Fantastiline minu kalendri jaoks.

Daily Review

Igal õhtul vaatan oma päeva kiiresti üle. Heidan pilgu sellele, mida ma teinud olen (ülesanded kaovad nende märkimisel nende vastavatest loenditest, mida teen kohe, kui ülesanne on lõpetatud, kuid saate neid hiljem vaadata jaotises „Täidetud ülesanded”) ja näen, millised ülesandeid, mida ma ei täitnud. Määran ülesannetele uued tähtpäevad, milleni ma ei jõudnud. Kui minu Todoisti postkastis on uusi üksusi, määran need nende asjakohastesse projektikaustadesse ja annan neile tähtaja.

Kasutage koostööks Todoisti

Nagu ma varem ütlesin, kasutame Todoisti siin AoM-is kõigi oma meeskonnatööde haldamiseks. Meie meeskond määrab üksteisele ülesanded, mis tuleb täita, ja kasutab kommenteerimisfunktsiooni konkreetse ülesande kohta suhtlemiseks. Todoisti koostöötööriistad on Team AoM-i jaoks kindlasti sujuvamad ülesannete haldamist / täitmist.

Samuti võiksite Todoisti kasutada oma perega koostööks. Kui Kate ja mina seda teeme meie iganädalased abielukohtumised, arutame läbi kõik majapidamises ja meie peres tehtavad tööd ja ülesanded. Määrame endale ülesanded meie ühises pereprojektide loendis. Kui keegi meist midagi ära teeb, siis märkime selle täielikuks. See on suurepärane viis tagada, et oleme mõlemad ühel lehel.

Nii et sa lähed. Nii kasutan Todoisti oma töö ja isikliku eluga asjadega hakkama saamiseks. Selle paindlikkus võimaldab seda soovi korral kasutada keerukamatel viisidel. Kuid igal viisil, kuidas te sellele lähenete, hoiab Todoist asjad üsna lihtsana ja minu jaoks on see olnud kaasaegsete tööriistade kasulik kombinatsioon, et hoida asju hästi hallatud ja korraldatud. . . koos sügava, igavese rahuloluga asjade nimekirjast väljaarvamises.